Customer Service Specialist

• Op dagelijkse basis het ordermanagementproces uitvoeren.
• Zorgdragen dat alle gebruikte ordermanagementsystemen (Oracle, verkooptabel) altijd up-to-date en accuraat ingevuld zijn en de juiste informatie bevatten.
• Uitvoeren van taken zoals in de klantenklachtenprocedure beschreven.
• Behandelen van sample aanvragen en algemene klantenvragen.
• Zorgen dat klanten professioneel en snel antwoord krijgen op vragen door, indien nodig, input te vragen aan operations of sales.
• Het bijhouden en opvolgen van offertes/prijzen voor klanten en deze verwerken in de database.
• Nieuwe klanten en producten aanmaken, klantencodes en specificatie referenties beheren en up-to-date houden volgens de procedures. Invoer van alle gegevens in de Oracle Database.
• Ondersteuning van het maandelijkse Demand Forecasting proces door forecast informatie te verzamelen in dagdagelijkse contacten met klanten.
• In samenwerking met Sales en Finance mogelijke problemen met laattijdige betaling opvolgen en oplossen.
• Ontvangst van bezoekers en bijhouden van bezoekersregistratie.
• Beheer telefooncentrale, afhandeling van binnenkomende gesprekken.
• Verzorgen van ingaande en uitgaande post, versturen en ontvangst van pakketten en algemene ontvangst goederen.
• Boeken van vluchten, maken van hotelreserveringen en regelen van lunches.
• Aanmaken, versturen en opvolgen van inkooporders voor niet voorraad gerelateerde materialen.
• Aanvragen van offertes voor diverse afdelingen.
• Verwerken en registreren van leveringen (pak- en bestelbonnen).
• Inkoopfacturen stempelen, coderen en inboeken in Oracle.
• Tijdig versturen van vragenlijsten naar leveranciers t.b.v. jaarlijkse leveranciersevaltuaties. Bijwerken van approved supplier list.
• Archivering van verkoop-/inkooporders, verkoop-/inkoopfacturen en overige administratie.

De volgende kennis en vaardigheden zijn nodig om de functie goed te kunnen vervullen. Kennis en vaardigheden kunnen bij aanwerving al verworven zijn of worden d.m.v. het individueel trainingsplan binnen een redelijke termijn na aanwerving op punt gesteld.

• Middelbare opleiding (MBO-niveau) met voorkeur in de commerciële richting.
• Kennis van basis bedrijfsadministratie.
• Minstens 1 tot 3 jaar relevante bedrijfservaring op een verkoop binnendienst.
• Kennis van en ervaring met het proces voor het afhandelen van klantenorders en het bredere verkoopproces.
• Zeer goede kennis van standaard PC-toepassingen (Word, Excel).
• Degelijke kennis van Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede schriftelijke communicatie voor communicatie naar klanten en leveranciers.

• Werken met slimme, enthousiaste collega’s in een leuke sfeer.
• Een brutoloon tussen de € 2.500,- en €3.000,- per maand o.b.v. 40 uur.
• Een vaste functie binnen een succesvolle organisatie en de mogelijkheid om je in brede zin verder te ontwikkelen in de customer service.
• Zo is er een uitstekende pensioenregeling en heb je 24 verlofdagen aangevuld met 11,5 Adv-dagen.
• Een informele sfeer en er worden regelmatig activiteiten voor het personeel georganiseerd.